Hur länge sparas fakturor
•
Arkivering av bokföring – hur länge, och i vilket format?
Generellt om arkivering
Grundprincipen för arkivering av bokföring är att räkenskapsinformation ska förvaras på ett betryggande sätt i Sverige under sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För ett företag med räkenskapsår första juli till sista juni innebär det att räkenskapsinformationen måste sparas i sju år och sex månader. Skyldigheten att arkivera information uppstår så fort det finns någon räkenskapsinformation att spara, det vill säga i samband med att den första verifikationen kommer till.
Vem är ansvarig för arkiveringen?
Enskilda firmor
Vem som ansvarar för arkiveringen skiljer sig åt beroende på vilken bolagsform du bedriver. För enskilda firmor är det du som fysisk person som är ansvarig för att räkenskapsinformationen bevaras. Skulle verksamheten överlåtas behåller överlåtaren i regel arkiveringsskyldigheten.
Aktiebolag och handelsbolag
Vad gäller juridiska personer såsom akti
•
Hur länge måste räkenskapsinformation sparas?
Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär för ett företag med räkenskapsår 1/7-30/6 att räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år och 6 månader. Bestämmelser om hur lång tid bokföringen måste sparas finns i 7 kap. bokföringslagen.
Mer information om vad räkenskapsinformation är och hur den ska sparas finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning Bokföring.
Får jag kasta ett mottaget papperskvitto när jag fotograferat eller skannat det?
Papperskvittot får kastas om fotograferingen eller skanningen (överföringen) inte innebär risk för att uppgifterna på kvittot (räkenskapsinformationen) förändras eller försvinner.
Enligt bokföringslagen (7 kap. 6 §) får en pappershandling förstöras endast om överföringen av räkenskapsinformationen, med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter, inte innebär risk för att räkenskapsinformati
•
Företag som bedriver näringsverksamhet ska bokföra alla händelser av ekonomisk art. Bokföringen ska grunda sig på ett skriftligt eller digitalt underlag – en verifikation. Utgångspunkten är att verifikationer ska sparas i den form de togs emot. Huvudregeln säger att alla verifikationer, och all övrig räkenskapsinformation, ska sparas i sju år.
Exempel på vad som menas med räkenskapsinformation:
- Fakturor - till kunder och från leverantörer
- Kvitton
- Lönespecifikationer
- Inventeringslistor
- Följesedlar - om dessa innehåller central information som saknas på fakturor
- Programvara och manualer
- Bokföringsmedia - lösblad, böcker, samt andra hjälpmedel för grundbokföring, huvudbokföring, årsbokslut och årsredovisning
Elektroniska underlag
Har du tagit emot en faktura elektroniskt är det elektroniska dokumentet det underlag som du ska arkivera och spara i sju år. Du måste alltså inte skriva ut en papperskopia. Du kan givetvis göra det om du tycker att det är enklare så, men de